Cinco herramientas open source para CRM, soporte, email y analítica

Qué cubre esta guía

• Qué hace cada una de las cinco herramientas, según el propio proyecto
• Un primer proyecto pequeño por herramienta, para equipos de una a cinco personas
• Qué necesitas para ejecutarlas: servidor, Docker, SMTP y aprobaciones de las redes
• Una tabla comparativa: uso, requisitos y licencia
• Qué significan AGPL-3.0, MIT y las condiciones enterprise en lenguaje llano
• Por cuál empezar y una lista breve sobre datos personales

Las cinco herramientas frente a frente y lo que dicen sus licencias

Las cinco se desarrollan en abierto en GitHub y pueden funcionar en tu propio servidor. Twenty, Chatwoot, Postiz y PostHog ofrecen además una versión alojada por sus creadores.

En la tabla aparecen dos familias de licencias. La GNU AGPL versión 3 permite ejecutar, modificar y redistribuir el programa bajo la misma licencia; su sección 13 añade que, si modificas el programa y otras personas usan tu versión a través de una red, debes ofrecerles sin coste su código fuente. La licencia MIT permite usar, copiar, modificar, distribuir y vender copias si se conserva el aviso de copyright y de permiso, y entrega el software tal cual, sin ningún compromiso de sus autores.

Twenty, Chatwoot y PostHog mantienen parte del código bajo condiciones enterprise aparte: solo puede usarse en producción con una suscripción o licencia enterprise válida, mientras que copiarlo y modificarlo para desarrollo y pruebas está permitido. Lee el archivo LICENSE de cada proyecto antes de un uso comercial. Este resumen no es asesoramiento jurídico.

Twenty: un CRM que moldeas a tu medida

Twenty es un CRM de código abierto construido alrededor de objetos, campos y vistas. Trae de serie empresas, personas, oportunidades, tareas y notas, y te deja añadir objetos propios, como proyectos o contratos, y campos de 20+ tipos. Los registros se ven como tabla, tablero kanban o calendario, y se importan y exportan en CSV.

Primer proyecto: un embudo de ventas con cinco etapas. La vista kanban agrupa las tarjetas por un campo de selección, así que dale a ese campo cinco opciones que reflejen cómo vendes, por ejemplo Nueva, Contactada, Propuesta enviada, Negociación, Cerrada. Después añade a las empresas un campo de fecha llamado Próxima acción y guarda una vista de tabla ordenada por él. Ninguna empresa debería quedarse en la lista sin fecha.

Necesitas Docker con Docker Compose y al menos 2 GB de RAM. La documentación ofrece un script de instalación de una línea y recomienda un proxy inverso con SSL. Las copias de seguridad corren de tu cuenta. El README se dirige a equipos técnicos, así que cuenta con alguien que se maneje bien con un servidor. Licencia: AGPL-3.0 en la mayor parte del código; la excepción figura en la tabla.

Chatwoot: una sola bandeja para todos los canales

Chatwoot es una plataforma de atención al cliente. Su README enumera chat en vivo en la web, correo electrónico, Facebook, Instagram, WhatsApp, Telegram, Line y SMS en una misma bandeja, con notas privadas y menciones, etiquetas, respuestas predefinidas, asignación automática, equipos, horario comercial y un portal de centro de ayuda.

Primer proyecto: reúne en una cuenta el widget de chat de la web y el buzón de soporte, deja WhatsApp para un segundo paso porque depende de Meta, y asegúrate de que cada conversación tenga un responsable. La asignación automática viene activada y reparte las conversaciones nuevas por turnos entre los agentes disponibles; si no hay nadie disponible, la conversación espera sin asignar. Escribe cinco respuestas predefinidas para las preguntas más frecuentes.

La guía de autoalojamiento fija como mínimo 2 núcleos de CPU, 4 GB de RAM y 20 GB de SSD, además de PostgreSQL, Redis, un dominio, un certificado SSL y un servidor SMTP para las notificaciones. Los canales dependen de terceros: Telegram necesita un token de bot de BotFather, y WhatsApp se conecta a través de Meta, que puede pedir la verificación del negocio. Licencia: MIT, salvo la carpeta enterprise/.

listmonk: tu boletín en tu propio servidor

listmonk es un gestor de boletines y listas de correo autoalojado que se distribuye como un único binario con una base de datos PostgreSQL. Gestiona suscriptores, listas con confirmación simple o doble, plantillas y campañas, muestra analítica de campañas como rebotes y enlaces más pulsados, y dispone de una API. Los segmentos se construyen con expresiones SQL.

Primer proyecto: tres listas de doble confirmación por interés, por ejemplo Novedades, Guías y Ofertas, y un correo útil al mes para cada una. Con la doble confirmación, el suscriptor solo recibe campañas después de pulsar el enlace del correo de confirmación.

Necesitas el binario o el archivo Docker Compose de ejemplo, PostgreSQL 12 o superior y un servidor o proveedor SMTP. La documentación avisa de que algunos proveedores bloquean los puertos SMTP de salida. El verdadero límite es la entrega: las directrices de Google para remitentes piden a todos configurar SPF o DKIM en el dominio de envío, y a quienes mandan más de 5.000 mensajes al día a cuentas de Gmail, ambos, además de DMARC y baja con un clic. Licencia: AGPL-3.0.

Postiz: una rutina semanal de publicación

Postiz es una plataforma de gestión de redes sociales para programar, automatizar y analizar publicaciones. Su README muestra Instagram, YouTube, LinkedIn, TikTok, Facebook, Pinterest, Threads, X, Reddit, Mastodon y Bluesky entre las redes. También tiene miembros de equipo con roles, una API pública con webhooks y un nodo propio para n8n.

Primer proyecto: una rutina semanal. Reserva una hora el mismo día de cada semana, escribe las publicaciones de la semana en el editor, guárdalas como borradores, pide a un compañero que las lea y después añádelas al calendario. Empieza con dos canales, no con diez.

El autoalojamiento funciona con Docker Compose junto a PostgreSQL, Redis y Temporal. La documentación da 2 GB de RAM como mínimo probado y aconseja 4 GB o más cuando lo usan varias personas. El límite principal está fuera del programa: en la mayoría de redes registras tu propia app de desarrollador y pasas la aprobación de esa plataforma, que según el README puede tardar semanas en Meta, YouTube y TikTok. Unas pocas, como Bluesky, Medium y WordPress, se conectan con credenciales que se escriben en el diálogo. El soporte de las instalaciones propias es el de la comunidad. Licencia: AGPL-3.0.

PostHog: ver dónde se detienen los visitantes

PostHog reúne analítica de producto basada en eventos, un panel de analítica web, grabaciones de sesión, feature flags, experimentos, encuestas y seguimiento de errores. Un embudo muestra cuántas personas superan cada paso de un recorrido y en cuál abandonan.

Primer proyecto: un embudo de tres pasos: abrió la página del servicio, abrió el formulario, envió el formulario. Instala el fragmento de JavaScript, con un banner de consentimiento donde la ley lo exija, espera a que se acumulen visitas reales y mira en qué paso se pierde más gente antes de rediseñar nada.

Lee primero las condiciones del autoalojamiento. La documentación califica los despliegues autoalojados de oficialmente no soportados: sin atención al cliente, sin ayuda para recuperar datos perdidos y con las funciones de los planes de pago solo en la nube. La documentación pide un servidor Ubuntu equivalente a 4 vCPU, 16 GB de RAM y más de 30 GB de almacenamiento, y el README indica que estos despliegues deberían escalar hasta unos 100 mil eventos al mes. El README recomienda PostHog Cloud, que incluye un tramo mensual gratuito. Licencia: MIT, salvo la carpeta ee/.

Por cuál empezar si solo tienes una tarde

Elige por el problema que más te cuesta ahora, no por la lista de funciones. Una tarde da más o menos para una instalación de prueba y un primer vistazo; una puesta en producción con dominio, copias de seguridad y aprobaciones de canales lleva más tiempo.

• Se olvidan oportunidades: Twenty. Lanza el script de Docker en un servidor pequeño y crea cinco etapas.
• Los mensajes llegan a cinco sitios: Chatwoot. Conecta primero el widget de la web y el correo.
• Direcciones sin un correo periódico: listmonk. Dos comandos de Docker lo arrancan en un portátil; el envío real espera al SMTP y a los registros DNS.
• No sabes dónde se van los visitantes: PostHog Cloud. Sin servidor, un fragmento de código, un embudo.
• Publicas de forma irregular: Postiz. Solicita antes las apps de desarrollador; la aprobación es la parte lenta.

Datos personales: consentimiento, baja y qué guardas

Las cinco herramientas guardan datos de personas: nombres, correos, conversaciones, clics, grabaciones de sesión. En tu propio servidor respondes tú de esos datos, de las actualizaciones de seguridad y de las copias. Los puntos siguientes son prudencia práctica, no asesoramiento jurídico. Las normas cambian según el país; en la UE se aplica el RGPD.

• Escribe solo a quien lo ha pedido. Usa la doble confirmación y conserva la fecha y el origen de cada alta.
• Incluye en cada correo un enlace de baja que funcione y atiéndelo de inmediato.
• Nombra las herramientas y su finalidad en tu política de privacidad. La guía de PostHog sobre el RGPD indica que hay que usar un banner de cookies cuando funciona con cookies en una web.
• La grabación de sesiones enmascara por defecto los campos de formulario; el resto del texto de la página se graba salvo que lo ocultes.
• Guarda menos. Nada de copias del DNI en las notas del CRM ni números de tarjeta en los chats. Borra lo que ya no necesitas.