Plantilla de briefing web: qué rellenar antes de pedir presupuesto
Un PDF para rellenar antes de encargar una web: visitantes, acción principal, páginas, contenido, funciones, plazo, presupuesto y quién aprueba.
Es un briefing que rellenas a mano o en pantalla antes de pedir presupuesto de una web a un estudio o a un freelance, o antes de montarla por tu cuenta. Está pensado para quien dirige el negocio, no para diseñadores ni programadores. Plantea doce preguntas en el orden en que el proveedor necesita las respuestas y después indica qué preparar para cada tipo de página y qué entregar al empezar. Úsalo cuando vayas a pedir varios presupuestos, cuando un proyecto se haya parado porque nadie apuntó lo acordado o cuando vayas a sustituir una web antigua.
Qué incluye
- Doce campos con líneas para escribir: negocio, visitantes, acción principal, páginas, contenido, ejemplos, funciones, mantenimiento, plazo, presupuesto, criterio de éxito y aprobaciones
- Una tabla con ocho tipos de página: qué preparar para cada una y qué se suele olvidar
- Una lista de entrega al proveedor: archivos del logotipo, textos, fotos, accesos al dominio y al hosting, analítica
- Un ejemplo rellenado de un pequeño negocio ficticio
- Una nota sobre tres errores frecuentes y cómo evitarlos
Cómo usarlo
- Imprime el PDF o ábrelo en pantalla y responde cada campo con palabras sencillas. Donde aún no haya decisión, escribe «sin decidir» en lugar de dejar la línea vacía.
- Empieza por la acción principal. Si no consigues elegir una, la web tiene dos tareas y el proveedor necesita saber cuál va primero.
- Repasa la tabla de páginas y marca lo que ya existe. Todo lo que quede sin marcar es trabajo que alguien tiene que hacer y alguien tiene que pagar.
- Envía el mismo briefing rellenado a cada proveedor al que pidas presupuesto y pídele que detalle qué incluye y qué no.
- Repasa el briefing de palabra con el proveedor que elijas, corrígelo con él y guarda la versión final con el contrato.
Cómo cambia el briefing los presupuestos que recibes
Sin briefing, cada proveedor presupuesta un trabajo distinto. Uno supone cinco páginas y textos tuyos. Otro supone quince páginas, redacción y sesión de fotos. Los importes salen muy separados y no sabes si la diferencia está en el precio o en el alcance.
Cuando todos reciben las mismas respuestas por escrito, los presupuestos se pueden comparar línea a línea: quién incluye los textos, quién cuenta el formulario de reservas, quién ha previsto dos idiomas. Las preguntas que te devuelven también informan: un proveedor cuidadoso señalará los huecos de tu briefing. Pide que cada presupuesto indique:
- Qué incluye, por páginas y por funciones
- Qué no incluye: textos, fotos, dominio, hosting, soporte tras el lanzamiento
- Cuántas rondas de cambios entran en el precio y cuánto cuesta una adicional
- De qué depende el plazo por tu parte
Lo que un briefing no puede hacer
El briefing no sustituye la conversación con el proveedor. Es tu visión del encargo, escrita antes de que alguien con experiencia la haya cuestionado. Un buen profesional discutirá algunas respuestas: la lista de páginas puede ser más larga de lo necesario, la acción principal puede no ser la que buscan tus clientes y el plazo puede no encajar con el contenido que aún falta por producir.
Tampoco es un contrato ni una especificación técnica. No fija un precio, no describe cómo se construye la web y no te protege si las condiciones no figuran en el acuerdo que firmas. Tómalo como documento de partida: la propuesta y el contrato se redactan después y deben recoger lo acordado al comentarlo con el proveedor.
Si vas a hacer la web por tu cuenta
Rellénalo igualmente. Un creador de webs te pide elegir una plantilla en la primera pantalla, y a partir de ahí es la plantilla la que decide tus páginas. Con el briefing delante eliges una plantilla que encaje con la lista de páginas y con la acción principal, y no al revés. El campo del presupuesto pasa a ser la lista de lo que pagas tú: el plan del creador, el dominio, las fotos y tus propias horas.
Preguntas
¿Qué extensión debe tener el briefing de una web?
Para la web de un negocio pequeño bastan dos o tres páginas. Si una respuesta no cabe en las líneas previstas, suele tratarse de dos respuestas: divídela o adjunta en hoja aparte el catálogo o la lista de precios.
¿Conviene indicar el presupuesto en el briefing?
Una horquilla permite al proveedor proponer un alcance que encaje en ella en vez de adivinar. Si prefieres no dar una cifra, indica qué debe estar en la primera versión y qué puede esperar; así el presupuesto mostrará cuánto cuesta cada parte.
¿Puedo enviar el mismo briefing a varios proveedores?
Sí, para eso sirve. Envía a todos la misma versión y compara qué incluye cada uno. No adjuntes usuarios ni contraseñas: los accesos se entregan cuando ya has elegido proveedor.
¿Y si no sé responder a algunas preguntas?
Escribe «sin decidir» e indica quién lo decidirá y para cuándo. Un hueco reconocido le sirve más al proveedor que una suposición, y se convierte en un punto que tratar en la primera reunión.